现在职场中很多人在写报告时会比什么？比PPT的页数，你做10页，他就做15页，你做15页，他就做20页，好像写得越多，就会显得越重视这件事，越专业越有能力。
其实不是的，写得越多对方反而越不明白你在说什么。所以只需要做到思路清晰，就能有效地降低沟通成本。
使用结构化的理论方法，能够帮助我们快速理清想要表达的内容，从而提高沟通效率。结构化表达可以概括为四个字：论证类比。论：结论先行；证：以上统下；类：归类分组；比：逻辑递进。
论：结论先行
工作中跟领导汇报时，总会听到“所以你要说什么？你能不能说重点？”
我们自己也懵，我刚才说的都是重点啊。
事实上不是这件事重不重要，而是讲了这么多信息，你没有事先把结论抛出来，而对方也没法整理出一个结论出来。
所以，需要在汇报时做到结论先行，它是提高沟通效率的一个核心办法。即每页PPT只表达一个观点，并且出现在标题中。
一个例子，
一家卫浴企业的高级经理，要参加企业内部的人才竞聘，但在第一步准备竞聘材料就卡住了，被他的领导说拿回去重新改，要还是这样的话，就没有参加的必要了。我看了他的报告，确实问题很大。
这页报告给我的感觉是，它是一名基层技工写的，而不是领导写的，因为所写内容高级经理本身的职级是不符的。用这样的报告，去竞聘总监的职位，肯定是行不通的，下面是修改之后的，
将每个小点的内容提炼总结，可以共用一个结论的放在一起。则可以改为：1）提出低成本客诉解决方案，降本增效；2）介入研发过程，推动产品改革、上市；3）培训先行，技术赋能，提升市场服务水平。这三句话放在前面，是可以匹配高级经理的角色的，也能以此竞聘总监职位。
证：以上统下
证：以上统下，每页PPT的主题，都需要是下面要点的概括。以上统下可以确保报告的最终效果是严谨和有说服力的。
一个例子，
之前有个大厂的产品经理找到我，说他给客户讲解产品的时候，被问了很多问题，问得他很尴尬，因为大多数他都不知道怎么回答。
接着，他给我举了个例子，
当他讲到这页ppt的时候，有个经销商问他，“你的意思是这个产品的设计灵感就是他的经典所在，是不是？”他说自己不知道怎么回答，我懵了，直接回答是与不是就好了呀，他说不是是不是的问题，跟那个毫无关系，怎么会没有关系呢，标题上写的经典的延续？
我意识到是他报告写的出了问题，下面是修改后的版本，
首先，改了标题，差旅路上它不给我增添任何“负担”，接下来，对为什么不增加负担进行阐述，特别薄、特别轻以及材质很坚固，最后，写出结论，这款产品适合出差人群，即出差已经成为我的家常便饭。也叫分类，这个看似很简单，实则很多人都不会，因为不同场景下，适用的分类方式不同，而分的时候又要满足相互独立，完全穷尽。一个例子，一家大型集团分公司的副总，年终述职的报告（下图），他这个报告用的是下属提交的那版，换言之，不能直接用，需要再修改。而且这页的内容也不符合分类的原则，也就是没有做到相互独立，完全穷尽。他说这页主要想表达，目前是行业用工的非常时候，我们作为集团人力资源团队，一定能做好，请领导放心。下面是这页内容修改之后的，
作为集团分公司副总，怎么能一上来就说自己怎么开招聘会，怎么开展校园招聘呢？肯定是不行的。
所以我们将所做事情做了分类，并且加了分类标题及总标题。这样一来，在汇报时自己可以讲得清晰，对方也能听得清晰。
比：逻辑递进
我们在日常沟通中，经常会听到“你这个逻辑是错的”或者“你这个毫无逻辑”。使用逻辑递进原则就可以有效帮到我们。逻辑递进，是指组合排列后的信息，要按照一定的逻辑顺序进行展示。
比如在一堆数字和字母中，仅把数字和字母进行分类还不够，还要在内部进行有逻辑顺序的排列，比如字母按照abcd或是大小写排序，数字按照从小到大或从少到多排序等等。这样做的目的，也是为了让大脑理解起来更加轻松。
一个例子，
很多企业都会邀请有能力的人，来给员工做培训、分享。但通常这些人不都是专业的培训师，他们只能把自己的经验罗列出来。（如下图）
但这种讲法，对员工来说只是学到了一个知识，很难把它转化为行动。换言之，能听懂但不会干。所以推荐用逻辑递进的方式进行改写，下面是这页内容修改之后的，
1）时间顺序又叫步骤顺序，是指按照事物发展的流程进行排序，这种排序方式适用于介绍事物流程或者故事的发展。比如：迎客、接客和送客。2）按照事物的结构进行排序，结构如果没有先后之分，我们就可以按照构成事物本身的结构进行排序。比如：表情、动作和语言。
3）重要性顺序是指按照事物的重要程度进行排序，可以从最重要的到最不重要的排序，也可以从最不重要的到最重要的排序，只要针对某方面的重要程度依次排序就符合这个逻辑。
说在最后
大家身边一定有这样的同事，跟你说件事咿咿呀呀了半天，你根本不知道他到底想表达什么。
而另外一个人过来跟你说三句话，你不但知道他想说什么，而且还能记住他的观点。更可怕的，你还让人给说服了。其中的差别，就在于说话人在思考和表达时有没有清晰的结构。
